Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til hluthafafundar í félaginu. Fundurinn verður haldinn í fundarsal Kjarvalsstaða, Flókagötu 24, 105 Reykjavík, föstudaginn 25. janúar 2019 og hefst stundvíslega kl. 16:00.

Drög að dagskrá fundarins er svohljóðandi:

  1. Kosning nefndarmanna í tilnefningarnefnd
  2. Önnur mál löglega fram borin

Aðrar upplýsingar: 

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt eða rafrænt umboð á eyðublaði eða í samræmi við eyðublað sem er aðgengilegt á vef félagsins. Rafrænt umboð skal senda á netfangið stjornun@eik.is áður en fundur hefst. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er. Umboðseyðublað má nálgast inni á www.eik.is/fjarfestar/hluthafar.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á hluthafafundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna kröfu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en kl. 16:00 þriðjudaginn 15. janúar 2019. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Hafi hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreindan tíma, verða dagskrá og tillögur uppfærðar á vefsíðu félagsins eins fljótt og auðið er eftir móttöku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en föstudaginn 18. janúar 2019. Mál sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá hluthafafundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með samþykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Á hluthafafundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðisbærra fundarmanna krefst þess. Kjör nefndarmanna í tilnefningarnefnd skal vera skriflegt ef framboð fleiri aðila koma fram en nemur fjölda sæta sem kjósa skal um. Hluthafar geta greitt atkvæði bréflega fyrir fundinn með því að fylla með skýrum og greinilegum hætti út atkvæðaseðil sem finna má á vefsíðu félagsins, undirrita og votta seðilinn, og senda hann með pósti á lögheimili félagsins eða rafrænt á netfangið stjornun@eik.is. Atkvæðaseðillinn þarf að uppfylla framangreind skilyrði og berast í síðasta lagi einni klukkustund fyrir upphaf hluthafafundarins svo atkvæðið teljist gilt.   

Frestur til að tilkynna um tilnefningar til tilnefningarnefndar á netfangið stjornun@eik.is lýkur fimm dögum fyrir hluthafafund, nánar tiltekið kl. 16:00 sunnudaginn 20. janúar 2019. Eyðublöð vegna framboðs til nefndarsetu er að finna á vefsíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Hluthafafundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðaður, sbr. 11. gr. samþykkta félagsins. Hluthafafundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar, sem verða afhent á fundarstað, einnig á íslensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar hluthafafundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, eyðublöð vegna umboðs og tilnefningar til tilnefningarnefndar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu og atkvæðaseðil vegna skriflegra kosninga og kosninga fyrir hluthafafund, skjöl sem verða lögð fram á hluthafafundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er - eða verður eftir því sem þau verða til - að finna á vefsíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Auk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í höfuðstöðvum félagsins, að Álfheimum 74, 104 Reykjavík, þremur vikum fyrir hluthafafundinn. Endanleg dagskrá frá stjórn og tillögur verða birtar föstudaginn 18. janúar 2019.

Reykjavík, 3. janúar 2019

Stjórn Eikar fasteignafélags hf.