Til aktionærerne i Nordjyske Bank A/S, CVR. nr. 30 82 87 12.
Vi skal hermed meddele, at banken holder ordinær generalforsamling
tirsdag den 15. marts 2016 kl. 17.00
i Arena Nord, Rimmens Allé 37, Frederikshavn med transmission til Aalborg Kongres & Kultur Center, Europa Plads 4, Aalborg. Aktionærerne kan frit vælge, hvilket af stederne der ønskes adgangskort til, ligesom aktionærerne har samme rettigheder og muligheder begge steder.
Dagsordenen er følgende:
A Valg af dirigent efter indstilling fra repræsentantskabet
B Bestyrelsens beretning om bankens virksomhed i det forløbne år
C Forelæggelse af årsrapport, der består af revideret årsregnskab samt ledelsesberetning, til godkendelse, samt beslutning om anvendelse af overskud i henhold til den godkendte årsrapport.
D Forslag fra bestyrelse og repræsentantskab
D.1 Forslag til ændring i bankens vedtægter:
§ 1: Binavnet A/S Nordbank udgår
§ 2: Bemyndigelse til udvidelse af aktiekapitalen foreslås forlænget til 15. marts 2021
§ 2a: Bemyndigelsen udgår, idet kapitalforhøjelsen er gennemført
D.2 Godkendelse af bankens lønpolitik
D.3 Anmodning fra bestyrelsen om generalforsamlingens bemyndigelse til erhvervelse af egne aktier, jf. selskabslovens § 198.
E Valg af medlemmer til repræsentantskabet
F Valg af revisorer
G Eventuelt
Offentliggørelse af indkaldelse
Denne indkaldelse, herunder dagsordenen og de fuldstændige forslag, oplysning om det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, årsrapport for 2015 samt fuldmagts- og brevstemmeblanketten er at finde på www.nordjyskebank.dk fra torsdag den 18. februar 2016.
Denne indkaldelse, herunder dagsordenen og de fuldstændige forslag samt fuldmagts- og brevstemmeblanketten, er samme dag sendt pr. brev til de navnenoterede aktionærer, der har fremsat begæring herom.
Aktiekapitalens størrelse og aktionærernes stemmeret
Aktiekapitalen i banken er nominelt DKK 183.645.150, og hvert påbegyndt DKK 100 i samlet aktiebesiddelse giver 1 stemme på generalforsamlingen. 1.000 stemmer er dog det højeste antal stemmer, en aktionær kan afgive på egne vegne. Der henvises i øvrigt til § 9 i bankens vedtægter.
Jf. vedtægternes § 11 kan forslag til vedtægtsændringer kun vedtages, når mindst 2/3 af aktiekapitalen er repræsenteret på generalforsamlingen med stemmeret, og forslaget vedtages med mindst 2/3 såvel af de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede aktiekapital. Såfremt forslaget er vedtaget enstemmigt af repræsentantskabet, kan det dog endeligt vedtages på en enkelt generalforsamling med et flertal på mindst 2/3 såvel af de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede aktiekapital, uden hensyn til det repræsenterede aktiebeløb.
Det bemærkes, at forslagene til vedtægtsændringer under dagsordenens punkt D.1 er enstemmigt vedtaget af repræsentantskabet. Forslagene kan derfor vedtages endeligt på generalforsamlingen, såfremt mindst 2/3 såvel af de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede aktiekapital vedtager forslaget. De øvrige forslag kan vedtages med simpel majoritet.
Procedurer for deltagelse i og afgivelse af stemme på generalforsamlingen
Aktionærernes ret til at afgive stemme på generalforsamlingen eller afgive brevstemme fastsættes i forhold til de aktier, aktionærerne besidder på registreringsdatoen.
Registreringsdatoen er tirsdag den 8. marts 2016.
Kun personer, der på ovennævnte registreringsdato er aktionærer i banken, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen, bemærk dog nedenfor om aktionærernes rettidige anmodning om adgangskort.
Ved udløb af registreringsdatoen opgøres de aktier, som hver af bankens aktionærer besidder på registreringsdatoen. Opgørelsen sker på baggrund af stedfundne noteringer af aktier i ejerbogen samt behørigt dokumenterede meddelelser til banken om erhvervelse af aktier, der endnu ikke er indført i ejerbogen, men som er modtaget af banken inden udløbet af registreringsdatoen.
Meddelelser om aktiebesiddelser skal, for at kunne indføres i ejerbogen og medtages i opgørelsen, dokumenteres ved behørig dokumentation. Denne dokumentation skal være modtaget af banken inden udløbet af registreringsdatoen.
Rekvirering af adgangskort
Generalforsamlingen afholdes i Arena Nord i Frederikshavn, og transmitteres til Aalborg Kongres & Kultur Center i Aalborg. Aktionærerne kan frit vælge, hvilket af stederne der ønskes adgangskort til, ligesom aktionærerne har samme rettigheder og muligheder begge steder.
For at kunne møde på generalforsamlingen skal aktionærerne senest fredag den 11. marts 2016 kl. 23.59 elektronisk have rekvireret adgangskort til generalforsamlingen via Investorportalen på bankens hjemmeside www.nordjyskebank.dk.
Rekvirering af adgangskort til generalforsamlingen kan ligeledes ske ved henvendelse i en af bankens filialer til og med fredag den 11. marts 2016 kl. 16.00.
Adgangskort udstedes til aktionærer, der besidder aktier i banken på registreringsdatoen.
Afgivelse af fuldmagt
Aktionærer har tillige mulighed for at afgive fuldmagt, hvis aktionæren for eksempel er forhindret i at deltage.
Fuldmagter kan afgives elektronisk via InvestorPortalen på bankens hjemmeside www.nordjyskebank.dk.
Fuldmagter kan også afgives skriftlig ved brug af fuldmagtsblanketten, der er tilgængelig på bankens hjemmeside. Udfyldte og underskrevne blanketter skal returneres til en af bankens filialer senest fredag den 11. marts 2016 kl. 16.00, eller være modtaget af banken pr. email til generalforsamling@nordjyskebank.dk, senest fredag den 11. marts 2016 kl. 23.59.
Afgivelse af brevstemmer
Aktionærer kan endvidere - i stedet for at afgive deres stemme på selve generalforsamlingen - vælge at afgive brevstemme, det vil sige at stemme skriftligt, inden generalforsamlingen afholdes.
Brevstemmer kan afgives elektronisk via InvestorPortalen på bankens hjemmeside www.nordjyskebank.dk.
Brevstemmer kan også afgives skriftligt ved brug af brevstemmeblanketten, der er tilgængelig på bankens hjemmeside. Udfyldte og underskrevne blanketter skal være modtaget i bankens hovedkontor beliggende på adressen Torvet 4, 9400 Nørresundby eller på email til generalforsamling@nordjyskebank.dk senest mandag den 14. marts 2016 inden kl. 16.00.
En brevstemme, som er modtaget af banken, kan ikke tilbagekaldes.
Spørgsmål
Aktionærer har mulighed for at stille spørgsmål til dagsordenen samt det øvrige materiale til brug for generalforsamlingen både skriftligt før generalforsamlingen og mundtligt på selve generalforsamlingen. Skriftlige spørgsmål kan fremsendes pr. post til bankens hovedkontor beliggende på adressen Torvet 4, 9400 Nørresundby eller pr. email til direktionen@nordjyskebank.dk.
