Til aktionærerne i Nordjyske Bank A/S, CVR. nr. 30 82 87 12.
Vi skal hermed meddele, at banken holder ordinær generalforsamling
tirsdag den 7. marts 2017 kl. 17.00
i Aalborg Kongres & Kultur Center, Europa Plads 4, Aalborg med transmission til Arena Nord, Harald Nielsens Plads 9, Frederikshavn. Aktionærerne kan frit vælge, hvilket af stederne der ønskes adgangskort til, ligesom aktionærerne har samme rettigheder og muligheder begge steder.
Dagsordenen er følgende:
| A |
Valg af dirigent efter indstilling fra repræsentantskabet |
|
| B |
Bestyrelsens beretning om bankens virksomhed i det forløbne år |
|
| C |
Forelæggelse af årsrapport, der består af revideret årsregnskab samt ledelsesberetning, til godkendelse samt beslutning om anvendelse af overskud i henhold til den godkendte årsrapport. |
|
| D |
Behandling af fremkomne forslag |
|
| D.1 |
Godkendelse af bankens lønpolitik |
|
| D.2 |
Bestyrelse og repræsentantskab fremsætter jf. selskabslovens § 198 anmodning om, at bestyrelsen indtil den 7. marts 2022 bemyndiges til at erhverve/tilbagekøbe egne aktier inden for en samlet pålydende værdi af i alt 10 % af bankens aktiekapital. Vederlaget må ikke afvige fra den på erhvervelsestidspunktet beregnede officielle kurs på Nasdaq Copenhagen A/S med mere end 10 % |
|
| E |
Valg af medlemmer til repræsentantskabet |
|
| F |
Valg af revisorer Bankens regnskaber har hidtil været revideret af 2 af generalforsamlingen valgte revisorer. Bestyrelsen foreslår med repræsentantskabets godkendelse fremover alene valg af én revisor (Beierholm, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab). Forslaget er i overensstemmelse med revisionsudvalgets indstilling. Revisionsudvalget oplyser, at udvalget ikke er blevet påvirket af tredjeparter og ikke har været underlagt nogen aftale med en tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer. |
|
| G | Eventuelt |
Offentliggørelse af indkaldelse
Denne indkaldelse, herunder dagsordenen og de fuldstændige forslag, oplysning om det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, årsrapport for 2016 samt fuldmagts- og brevstemmeblanketten er at finde på www.nordjyskebank.dk fra mandag den 13. februar 2017.
Denne indkaldelse, herunder dagsordenen og de fuldstændige forslag samt fuldmagts- og brevstemmeblanketten, er samme dag sendt pr. brev til de navnenoterede aktionærer, der har fremsat begæring herom.
Aktiekapitalens størrelse og aktionærernes stemmeret
Aktiekapitalen i banken er nominelt DKK 183.645.150, og hvert påbegyndt DKK 100 i samlet aktiebesiddelse giver 1 stemme på generalforsamlingen. 1.000 stemmer er dog det højeste antal stemmer, en aktionær kan afgive på egne vegne. Der henvises i øvrigt til § 9 i bankens vedtægter.
Jf. vedtægternes § 11 kan forslag til vedtægtsændringer kun vedtages, når mindst 2/3 af aktiekapitalen er repræsenteret på generalforsamlingen med stemmeret, og forslaget vedtages med mindst 2/3 såvel af de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede aktiekapital. Såfremt forslaget er vedtaget enstemmigt af repræsentantskabet, kan det dog endeligt vedtages på en enkelt generalforsamling med et flertal på mindst 2/3 såvel af de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede aktiekapital, uden hensyn til det repræsenterede aktiebeløb.
Det bemærkes, at forslagene under dagsordenens punkt D kan vedtages med simpel majoritet.
Procedurer for deltagelse i og afgivelse af stemme på generalforsamlingen
Aktionærernes ret til at afgive stemme på generalforsamlingen eller afgive brevstemme fastsættes i forhold til de aktier, aktionærerne besidder på registreringsdatoen.
Registreringsdatoen er tirsdag den 28. februar 2017.
Kun personer, der på ovennævnte registreringsdato er aktionærer i banken, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen, bemærk dog nedenfor om aktionærernes rettidige anmodning om adgangskort.
Ved udløb af registreringsdatoen opgøres de aktier, som hver af bankens aktionærer besidder på registreringsdatoen. Opgørelsen sker på baggrund af stedfundne noteringer af aktier i ejerbogen samt behørigt dokumenterede meddelelser til banken om erhvervelse af aktier, der endnu ikke er indført i ejerbogen, men som er modtaget af banken inden udløbet af registreringsdatoen.
Meddelelser om aktiebesiddelser skal, for at kunne indføres i ejerbogen og medtages i opgørelsen, dokumenteres ved behørig dokumentation. Denne dokumentation skal være modtaget af banken inden udløbet af registreringsdatoen.
Rekvirering af adgangskort
Generalforsamlingen afholdes i Aalborg Kongres & Kultur Center i Aalborg, og transmitteres til Arena Nord i Frederikshavn. Aktionærerne kan frit vælge, hvilket af stederne der ønskes adgangskort til, ligesom aktionærerne har samme rettigheder og muligheder begge steder.
Adgangskort udstedes til aktionærer, der besidder aktier i banken på registreringsdatoen.
For at kunne møde på generalforsamlingen skal aktionærerne senest fredag den 3. marts 2017 kl. 23.59 elektronisk have rekvireret adgangskort til generalforsamlingen via InvestorPortalen ved brug af NemID på bankens hjemmeside www.nordjyskebank.dk.
Som noget nyt kan adgangskortet udstedes enten som:
- elektroniske adgangskort, der skal medbringes på generalforsamlingen på smartphone eller i udskrevet stand. Ved bestilling skal aktionæren registrere sin email i Investorportalen, eller
- fysisk adgangskort, som fremsendes pr. post. Det anbefales at bestille adgangskortet i god tid, således det som B-brev kan ankomme rettidigt.
Bestilling af adgangskort kan ligeledes ske ved henvendelse i en af bankens filialer til og med fredag den 3. marts 2017 kl. 16.00.
Alle deltagende aktionærer modtager først deres stemmeseddel ved indgangen til generalforsamlingen.
Afgivelse af fuldmagt
Aktionærer har tillige mulighed for at afgive fuldmagt, hvis aktionæren for eksempel er forhindret i at deltage.
Fuldmagter kan afgives elektronisk via InvestorPortalen på bankens hjemmeside www.nordjyskebank.dk.
Fuldmagter kan også afgives skriftligt ved brug af fuldmagtsblanketten, der er tilgængelig på bankens hjemmeside. Udfyldte og underskrevne blanketter skal returneres til en af bankens filialer senest fredag den 3. marts 2017 kl. 16.00, eller være modtaget af banken pr. email til generalforsamling@nordjyskebank.dk, senest fredag den 3. marts 2017 kl. 23.59.
Afgivelse af brevstemmer
Aktionærer kan endvidere - i stedet for at afgive deres stemme på selve generalforsamlingen - vælge at afgive brevstemme, det vil sige at stemme skriftligt, inden generalforsamlingen afholdes.
Brevstemmer kan afgives elektronisk via InvestorPortalen på bankens hjemmeside www.nordjyskebank.dk.
Brevstemmer kan også afgives skriftligt ved brug af brevstemmeblanketten, der er tilgængelig på bankens hjemmeside. Udfyldte og underskrevne blanketter skal være modtaget i bankens hovedkontor beliggende på adressen Torvet 4, 9400 Nørresundby eller på email til generalforsamling@nordjyskebank.dk mandag den 6. marts 2017 inden kl. 16.00.
En brevstemme, som er modtaget af banken, kan ikke tilbagekaldes.
Spørgsmål
Aktionærer har mulighed for at stille spørgsmål til dagsordenen samt det øvrige materiale til brug for generalforsamlingen både skriftligt før generalforsamlingen og mundtligt på selve generalforsamlingen. Skriftlige spørgsmål kan fremsendes pr. post til bankens hovedkontor beliggende på adressen Torvet 4, 9400 Nørresundby eller pr. email til direktion@nordjyskebank.dk.
