Les Assemblées se dérouleront sans participation physique des actionnaires
Compte tenu de la pandémie de Covid-19 et des mesures prévues par l’Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, la Société a décidé d’imposer aux actionnaires d’exercer leurs droits en accordant une procuration avant les Assemblées à un Mandataire désigné par la Société ou en remplissant un formulaire de vote à distance, conformément aux instructions reprises dans les formulaires mis à disposition. Les actionnaires pourront poser leurs questions par écrit. La participation physique aux Assemblées n’est pas admise.
Les convocations adaptées ainsi que les nouveaux formulaires sont disponibles sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information). Les modifications apportées aux modalités pratiques de participation sont exposées ci-dessous et sont également disponibles sur le site internet de la Société référencé ci-dessus.
Modifications apportées aux dispositions pratiques
FORMALITES D’ADMISSION
Conformément à l’Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020, les actionnaires ne seront admis à participer aux Assemblées et à voter que par correspondance ou par Mandataire, en respectant les formalités ci-dessous, outre la formalité d’enregistrement préalable.
VOTE A DISTANCE
Les actionnaires qui souhaitent voter à distance doivent utiliser les formulaires mis à leur disposition pour les Assemblées générales ordinaire et extraordinaire. Les formulaires originaux signés sur support papier doivent parvenir à la Société au plus tard le 8 mai 2020 à 17 heures (CET). Ces formulaires peuvent également être communiqués à la Société dans le même délai par fax ou par courrier électronique.
Les formulaires de vote à distance peuvent être obtenus sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information) ou sur simple demande à l’adresse e-mail suivante : corporate.secretary@fluxys.com
VOTE PAR PROCURATION
Conformément à l’Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020, la Société a désigné M. Nicolas Daubies, secrétaire des Assemblées, comme Mandataire unique auquel les actionnaires peuvent adresser leur procuration, s’ils ont fait le choix de voter par Mandataire. Le Mandataire doit être désigné en utilisant les formulaires établis par la Société pour les Assemblées générales ordinaire et extraordinaire et ne pourra exercer le droit de vote pour compte de l’actionnaire qu'à la condition qu'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l'ordre du jour de chaque Assemblée générale. Les formulaires originaux signés sur support papier doivent parvenir à la Société au plus tard le 8 mai 2020 à 17 heures (CET). Ces formulaires peuvent également être communiqués à la Société dans le même délai par fax ou par courrier électronique.
Les formulaires de procuration peuvent être obtenus sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information) ou sur simple demande à l’adresse e-mail suivante : corporate.secretary@fluxys.com
Si la Société a déjà reçu une procuration valable, sur la base du formulaire initialement publié, contenant des instructions de vote spécifiques mais pour laquelle le mandataire n’est pas la personne désignée par la Société, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte, sans qu’il soit nécessaire que ce mandataire soit présent.
QUESTIONS CONCERNANT DES SUJETS A L’ORDRE DU JOUR
Les actionnaires qui ont notifié valablement leur participation ont la possibilité d’envoyer leurs questions par écrit à la Société à propos de sujets portés aux ordres du jour et au commissaire concernant son rapport.
Conformément à l’Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020, la Société impose que les actionnaires posent leurs questions par écrit, le cas échéant au moyen du formulaire mis à leur disposition à cet effet sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information).
Les questions écrites doivent parvenir à la Société au plus tard le 8 mai 2020 à 17 heures (CET). Les réponses à ces questions écrites seront publiées sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information) au plus tard le mardi 12 mai 2020 avant le vote.
Conformément au Code des sociétés et des associations, les membres du Conseil d’administration peuvent, dans l’intérêt de la Société, refuser de répondre aux questions lorsque la communication de certaines données ou de certains faits peut porter préjudice à la Société ou qu’elle viole les engagements de confidentialité souscrits par eux ou par la Société. Le commissaire peut, dans l’intérêt de la Société, refuser de répondre aux questions lorsque la communication de certaines données ou de certains faits peut porter préjudice à la Société ou qu’elle viole le secret professionnel auquel il est tenu ou les engagements de confidentialité souscrits par la Société.
Les questions sur le même sujet peuvent être rassemblées et faire l’objet d’une réponse groupée.