De Vergaderingen zullen plaatsvinden zonder fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders
Gelet op de Covid-19 pandemie en de maatregelen bepaald in het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie heeft de Vennootschap beslist de aandeelhouders te verplichten hun rechten uit te oefenen door vóór de Vergaderingen een volmacht te geven aan een door de Vennootschap aangestelde Volmachthouder of door een formulier voor stemming op afstand in te vullen, conform de instructies in de ter beschikking gestelde formulieren. De aandeelhouders zullen hun vragen schriftelijk kunnen stellen. De fysieke deelneming aan de Vergaderingen is niet toegelaten.
De aangepaste bijeenroepingen en de nieuwe formulieren zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financial-information). De wijzigingen aan de praktische modaliteiten voor deelneming worden hieronder uiteengezet en zijn ook beschikbaar op de bovenvermelde website van de Vennootschap.
Wijzigingen aan de praktische bepalingen
TOELATINGSFORMALITEITEN
Overeenkomstig het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 mogen de aandeelhouders enkel aan de Vergaderingen deelnemen en stemmen per brief of via Volmachthouder met inachtneming van de onderstaande formaliteiten, naast de formaliteit van voorafgaande inschrijving.
STEMMING OP AFSTAND
De aandeelhouders die op afstand willen stemmen, moeten de ter beschikking gestelde formulieren voor de gewone en buitengewone algemene Vergaderingen gebruiken. De ondertekende originele papieren formulieren moeten op de Vennootschap aankomen uiterlijk 8 mei 2020 om 17 uur (CET). Die formulieren mogen ook naar de Vennootschap worden gestuurd in dezelfde termijn via fax of e-mail.
De formulieren zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financial-information) of op eenvoudig verzoek op het volgende e-mailadres: corporate.secretary@fluxys.com
STEMMING PER VOLMACHT
Overeenkomstig het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 heeft de Vennootschap de heer Nicolas Daubies, secretaris van de vergaderingen, aangesteld als enige Volmachthouder aan wie de aandeelhouders hun volmacht kunnen verlenen indien ze ervoor hebben gekozen per Volmachthouder te stemmen. De Volmachthouder moet worden aangesteld met gebruikmaking van het door de Vennootschap opgestelde formulier voor de gewone en buitengewone algemene Vergaderingen en mag het stemrecht voor rekening van de aandeelhouder slechts uitoefenen op voorwaarde dat hij beschikt over specifieke steminstructies voor elk onderwerp op de agenda van elke algemene vergadering. De ondertekende originele papieren formulieren moeten op de Vennootschap aankomen uiterlijk 8 mei 2020 om 17 uur (CET). Die formulieren mogen ook naar de Vennootschap worden gestuurd in dezelfde termijn via fax of e-mail.
De volmachtformulieren zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financial-information) of op eenvoudig verzoek op het volgende e-mailadres: corporate.secretary@fluxys.com
Indien de Vennootschap al een geldige volmacht heeft ontvangen op basis van het aanvankelijk gepubliceerde formulier met specifieke steminstructies, maar waarvoor de volmachthouder niet de door de Vennootschap aangestelde persoon is, wordt er rekening gehouden met de stemmen of onthoudingen in die volmacht, zonder dat die volmachthouder aanwezig moet zijn.
VRAGEN OVER DE ONDERWERPEN OP DE AGENDA
De aandeelhouders die hun deelneming geldig hebben meegedeeld, kunnen hun vragen schriftelijk sturen naar de Vennootschap over onderwerpen op de agenda of aan de commissaris over zijn verslag.
Overeenkomstig het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 legt de Vennootschap de aandeelhouders op hun vragen schriftelijk te stellen, in voorkomend geval door gebruik te maken van het hiervoor ter beschikking gestelde formulier op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financial-information).
De schriftelijke vragen moeten op de Vennootschap aankomen uiterlijk 8 mei 2020 om 17 uur (CET). De antwoorden op die schriftelijke vragen zullen worden gepubliceerd op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financial-information) uiterlijk dinsdag 12 mei 2020 vóór de stemming.
Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kunnen de leden van de raad van bestuur, in het belang van de Vennootschap, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de Vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door hen of door de Vennootschap aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen. De commissaris kan, in het belang van de Vennootschap, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de Vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met zijn beroepsgeheim of met door de Vennootschap aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.
Vragen over eenzelfde onderwerp kunnen worden verzameld en het voorwerp uitmaken van een gezamenlijk antwoord.