Martela Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 29.3.2023 klo 15:00 alkaen osoitteessa Töölönlahdenkatu 2, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen kokouspaikalla aloitetaan 14.30.
Osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen myös etäyhteyden välityksellä. Etäyhteyden välityksellä osallistuvalla osakkeenomistajalla on kokouksen aikana kaikki osakkeenomistajan oikeudet kuten äänioikeus sekä mahdollisuus käyttää kyselyoikeutta.
Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Hallitus suosittelee, että osakkeenomistajat äänestävät ennakkoon.
Osallistumisohjeet on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.
A. VARSINAISESSA YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT
Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
Hallitus ehdottaa, että kokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Olli Kotila. Mikäli Olli Kotila on painavasta syystä estynyt toimimasta puheenjohtajana, hallitus esittää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomaansa muuta henkilöä. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.
3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen
Hallitus ehdottaa, että kokouksen pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii yhtiön talousjohtaja Kalle Lehtonen. Mikäli Kalle Lehtonen on painavasta syystä estynyt toimimasta pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus esittää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomaansa muuta henkilöä.
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2022 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous vahvistaa sekä emoyhtiön että konsernin tilinpäätöksen.
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen
Hallitus ehdottaa, että tilikaudelta 1.1.–31.12.2022 maksetaan osinkoa 0,10 euroa/osake. Osinko maksettaisiin osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 31.3.2023 merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakeluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksettaisiin 11.4.2023.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely
Yhtiön toimielinten palkitsemisraportti on saatavilla yhtiön verkkosivuilla https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille/hallinto/palkitseminen.
Hallitus ehdottaa yhtiön toimielinten palkitsemisraportin 2022 hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava.
11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet ehdottavansa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajalle maksettaisiin palkkiona 3 700,00 euroa kuukaudessa, hallituksen jäsenille kullekin 1 850,00 euroa kuukaudessa ja lisäksi valiokuntajäsenyydestä maksettaisiin palkkiona 1 600,00 euroa vuodessa. Mikäli hallituksen jäsen on Martela-konserniin kuuluvan yhtiön palveluksessa, ei hallituksen jäsenyydestä maksettaisi erillistä palkkiota. Matkakustannukset korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaisesti.
12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet ehdottavansa yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valittaisiin 6 jäsentä.
13. Hallituksen jäsenten valitseminen
Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet ehdottavansa yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valittaisiin uudelleen sen nykyiset jäsenet Eero Martela, Jan Mattsson, Katarina Mellström, Anni Vepsäläinen, Johan Mild ja Hanna Mattila.
Hallituksen jäsenet valitaan toimikaudeksi, joka päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
Hallitukseen ehdolla olevien henkilöiden esittelyt ovat nähtävissä yhtiön verkkosivuilla https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille/hallinto/hallitus.
Hallituksen jäsenten valintamenettelyn osalta hallitus suosittaa, että osakkeenomistajat ottavat yhtiökokouksessa kantaa ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena.
14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.
15. Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että yhtiön tilintarkastajaksi valittaisiin uudelleen tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy. Ernst & Young Oy on ilmoittanut yhtiölle, että päävastuullisena tilintarkastajana jatkaisi KHT Osmo Valovirta. Tilintarkastajan toimikausi päättyisi valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
16. Hallituksen ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi
Hallitus ehdottaa, että yhtiöjärjestykseen tehdään muutoksia siten, että yhtiön kotipaikaksi muutetaan Espoo ja lisäksi, että yhtiöjärjestykseen tehdään lisäys mahdollisesta yhtiökokoukseen osallistumisesta etäyhteyden avulla tai kokonaan ilman fyysistä kokouspaikkaa. Muutokset tehtäisiin yhtiöjärjestyksen kohtiin 1 (Yhtiön toiminimi ja kotipaikka) sekä 11 (Kokouskutsu).
Uusi yhtiöjärjestyksen kohta 1:
1 § YHTIÖN TOIMINIMI JA KOTIPAIKKA
Yhtiön toiminimi on Martela Oyj, englanniksi Martela Corporation, ja kotipaikka Espoo.
Vanha yhtiöjärjestyksen kohta 1:
1 § YHTIÖN TOIMINIMI JA KOTIPAIKKA
Yhtiön toiminimi on Martela Oyj, englanniksi Martela Corporation, ja kotipaikka Helsinki.
Uusi yhtiöjärjestyksen kohta 11:
11 § KUTSU YHTIÖKOKOUKSEEN, KOKOUSPAIKKA JA OSALLISTUMISTAPA
Kutsu yhtiökokoukseen tulee toimittaa osakkeenomistajille aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin viimeistään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää.
Kutsu on toimitettava osakkeenomistajille ilmoituksella, joka julkaistaan yhtiön verkkosivuilla.
Osakkeenomistajan on voidakseen käyttää puhe- ja äänivaltaansa yhtiökokouksessa ilmoittauduttava kokouskutsussa ilmoitetulla tavalla ja viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen yhtiökokousta.
Hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua myös siten, että osakkeenomistaja käyttää päätösvaltaansa tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta tai kokouksen aikana. Hallitus voi päättää myös, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät täysimääräisesti päätösvaltaansa ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.
Yhtiökokoukset voidaan pitää yhtiön kotipaikan lisäksi Helsingissä.
Vanha yhtiöjärjestyksen kohta 11:
11 § KOKOUSKUTSU
Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava aikaisintaan kolme (3) kuukautta ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta julkaisemalla kutsu yhtiön verkkosivuilla.
17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavin ehdoin:
Hallitus on valtuutuksen nojalla oikeutettu päättämään enintään 450 000 yhtiön A-sarjan osakkeen hankkimisesta yhtiön vapaalla omalla pääomalla.
Osakkeet hankitaan Nasdaq Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai markkinoilla muutoin muodostuvaan hintaan.
Osakkeet voidaan tarvittaessa hankkia osaksi yhtiön palkkaus- ja kannustusjärjestelmää, yrityskauppojen tai muiden yritysjärjestelyjen yhteydessä käytettäväksi, jos se on yhtiön osakekohtaisten tunnuslukujen valossa hallituksen käsityksen mukaan osakkeenomistajien intressissä tai, jos hallitus harkitsee sen olevan edullinen tapa käyttää likvidejä varoja tai muuhun vastaavaan tarkoitukseen.
Yhtiölle hankitut omat osakkeet voidaan pitää yhtiöllä, mitätöidä tai luovuttaa edelleen.
Valtuutus sisältää hallituksen oikeuden päättää kaikista muista omien osakkeiden hankinnan ehdoista. Valtuutus sisältää siten myös oikeuden hankkia omia osakkeita muutoin kuin osakkeenomistajien omistusten mukaisessa suhteessa (suunnattu hankkiminen).
Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät valtuutukset omien osakkeiden hankkimiseen.
Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2024 saakka.
18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeanneista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n tarkoittamien osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä, joko maksua vastaan tai maksutta.
Annettavien osakkeiden määrä, mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella saatavat osakkeet, voi olla yhteensä enintään 450 000 yhtiön A-sarjan osaketta. Hallitus voi päättää antaa joko uusia A-sarjan osakkeita tai luovuttaa yhtiön hallussa mahdollisesti olevia omia A-sarjan osakkeita. Ehdotettu valtuutuksen enimmäismäärä vastaa noin 10 % yhtiön kaikista osakkeista.
Valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poikkeamiseen. Valtuutusta esitetään käytettäväksi yrityskauppojen kauppahintojen suorittamiseen, henkilöstölle suunnattaviin osakeanteihin tai osakepalkkiojärjestelyihin tai annettaviin osakeoptioihin tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin.
Valtuutus kumoaa kaikki aikaisemmat käyttämättömät osakeantia ja optio-oikeuksien sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset.
Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2024 saakka.
19. Kokouksen päättäminen
B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT
Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla Martela Oyj:n verkkosivuilla https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille. Martela Oyj:n vuosikertomus, tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus sekä palkitsemisraportti ovat saatavilla mainituilla verkkosivuilla 21.2.2023 alkaen.
Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 12.4.2023.
C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE
1. Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 17.3.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Ilmoittautuminen alkaa 22.2.2023 klo 12.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen viimeistään 22.3.2023 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:
a) Yhtiön verkkosivujen kautta osoitteessa https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille.
Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
b) Postitse tai sähköpostin kautta.
Postitse tai sähköpostitse ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille saatavilla oleva ilmoittautumis- ja ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Martela Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.
Jos osakkeenomistaja ilmoittautuu yhtiökokoukseen postitse tai sähköpostitse Innovatics Oy:lle, ilmoittautumis- ja ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavien tietojen toimittaminen ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää lomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Ilmoittautumisen ja mahdollisen ennakkoäänestämisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika/Y-tunnus ja yhteystiedot. Luovutettuja henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.
2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 17.3.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 24.3.2023 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista ja osallistumista yhtiökokoukseen sekä ennakkoon äänestämistä.
Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua.
Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön verkkosivuilla https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Martela Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
4. Etäosallistuminen kokoukseen
Osakkeenomistaja, jolla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi osallistua kokoukseen myös etäyhteyden välityksellä. Etäyhteyden välityksellä osallistuvalla osakkeenomistajalla on kokouksen aikana kaikki osakkeenomistajan oikeudet kuten äänioikeus sekä mahdollisuus käyttää kyselyoikeutta.
Yhtiökokous voi osakeyhtiölain 5 luvun 25 a §:ssä säädetyin edellytyksin päättää periaatteista, joilla mahdollisesti kirjallisesti esitettyjä kysymyksiä ja muita puheenvuoroja voidaan yhdistellä ja muokata.
Osakkeenomistajan tai asiamiehen ilmoitus osallistumisesta yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä on sitova, eikä osakkeenomistajalla tai asiamiehellä ole ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen oikeutta vaihtaa osallistumistapaa eikä osallistua kokoukseen henkilökohtaisesti kokouspaikalla. Osakkeenomistajan asiamiehen ilmoitus osallistumisesta etäyhteyden välityksellä ei kuitenkaan rajoita muiden osakkeenomistajan mahdollisten asiamiesten oikeutta osallistua henkilökohtaisesti kokoukseen kokouspaikalla.
Yhtiökokoukseen kokouspaikalla osallistuvaksi ilmoittautunut osakkeenomistaja tai asiamies voi vaihtaa osallistumisensa etäosallistumiseksi. Tästä ei tarvitse ilmoittaa yhtiölle erikseen. Etäosallistuminen tapahtuu yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä annettuun puhelinnumeroon ja/tai sähköpostiosoitteeseen lähetetyn etäosallistumislinkin kautta.
Etäyhteys yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii verkkoyhteyden lisäksi tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet. Kysymysten esittäminen suullisesti edellyttää lisäksi mikrofonia laitteessa, jolla yhtiökokoukseen osallistutaan. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera -selainta. Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen alkamisajankohtaa.
Osallistumislinkki ja salasana etäosallistumiseksi lähetetään sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Näin ollen myös ennakkoon äänestäneet ja fyysisesti yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat halutessaan osallistua yhtiökokoukseen etänä tietoliikenneyhteyden avulla. Ennakkoon äänestäneiden antamat äänet huomioidaan yhtiökokouksen päätöksenteossa riippumatta siitä, osallistuvatko he yhtiökokoukseen etäyhteydellä vai eivät. Mikäli he osallistuvat etäyhteydellä, niin heillä on mahdollisuus halutessaan muuttaa antamiaan ennakkoääniä yhtiökokouksen aikana mahdollisen äänestyksen tapahtuessa.
Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, lisäohjeet asiamiehelle tämän edustaessa useampaa osakkeenomistajaa, palveluntarjoajan yhteystiedot ja ohjeet mahdollisten häiriötilanteiden varalle sekä linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyvät osoitteesta https://flik.videosync.fi/katsoja-testi. On suositeltavaa, että tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista.
5. Äänestäminen ennakkoon
Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on kirjattu hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon 22.2.2023 klo 12.00 – 22.3.2023 klo 16.00 välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta.
a) yhtiön verkkosivujen kautta osoitteessa https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille.
Palveluun kirjautuminen tapahtuu vastaavasti kuin ilmoittautumisen osalta edellä tämän kutsun kohdassa C.1.
b) Postitse tai sähköpostitse.
Toimittamalla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa https://www.martela.com/fi/tietoa-meista/martela-yrityksena/sijoittajille saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Martela Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla tai etäyhteyden välityksellä. Annettuja ennakkoääniä on mahdollista muuttaa, mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä.
Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.
Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.
6. Muut ohjeet/tiedot
Kokouskielenä on suomi.
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Yhtiöllä on kokouskutsun päivänä yhteensä 4 519 614 osaketta, 604 800 K-sarjan osaketta ja 3 914 814 A-sarjan osaketta. K-sarjan osakkeilla on kullakin 20 ääntä ja A-sarjan osakkeilla on kullakin 1 ääni.
Espoossa, 20.2.2023
MARTELA OYJ
HALLITUS
Liitteet
